5 pasos para estar mejor preparado para el próximo año

Todos hemos pasado por muchas cosas este año. Nuestros negocios se han visto afectados y han cambiado de un modo que no podíamos prever. Hemos aprendido bastante a estar mejor preparados para lo inesperado y hemos demostrado una inmensa creatividad. Nos ayudará a preparar el próximo año.

Sin embargo, muchos de los problemas a los que se enfrentan los propietarios y gestores de empresas tienen más que ver con la gestión de la empresa sin procedimientos operativos. He visto esto una y otra vez. No se trata sólo de pequeñas empresas. Se da importancia a las actividades generadoras de ingresos y menos a los procedimientos operativos que las sustentan. He encontrado este problema muchas veces con mis clientes de coaching empresarial. Lamentablemente, es bastante frecuente entre las pequeñas empresas. Los propietarios están tan ocupados trabajando en sus negocios que tienen poco tiempo para trabajar en el crecimiento de su negocio y en nuevas fuentes de ingresos.

Ignorar los Procedimientos Operativos Estándar (POE) creará problemas para la empresa, su equipo y la capacidad de escalar el negocio. Lo entiendo bien. Cuando empecé con el desarrollo de negocios de Rivera, financié la puesta en marcha. No quería deber dinero antes de generar ingresos y opté por no pedir préstamos. Me ayudó a centrarme en las actividades que producen ingresos. A menudo, este tipo de startup se denomina bootstrapped y puede ser beneficioso. Con menos deuda se tiene la oportunidad de ser rentable en menos tiempo. Sin embargo, ese éxito puede aumentar si se ponen en marcha algunos procedimientos operativos básicos. Tuve que aprender esta lección por mí mismo. Si está pensando que escribir un plan de negocios hace el trabajo, no estoy de acuerdo. El plan de negocio no le orienta sobre cómo organizar las operaciones de su empresa. Así, muchas pequeñas empresas fracasan.

¿La buena noticia? No es necesario empezar con un complicado sistema de procedimientos operativos estándar. Creo que la falta de comprensión de los PNT y de pensar en el tiempo que llevará crearlos es una de las razones por las que no se hacen. El impacto negativo puede ser devastador.

¿Qué es un PNT? Los procedimientos normalizados de trabajo son instrucciones escritas que explican cómo realizar las tareas más importantes y comunes necesarias para el funcionamiento de su empresa. Están ahí para garantizar que las cosas se hagan de la misma manera, por parte de todos los miembros del equipo que realizan determinadas tareas. Esto crea uniformidad. Crea un orden y define cómo se hacen las cosas en el día a día. La clave para que las empresas pequeñas o de un solo propietario inicien este proceso es mantener la sencillez. Puede ampliar los procedimientos normalizados de trabajo a medida que vaya creciendo. Puede adquirir un software para gestionar los PNT.

Si alguna vez has trabajado conmigo o has seguido uno de mis programas de formación, mi objetivo es ofrecerte el camino más rápido para hacer las cosas correctamente. Una vez que cree sus procedimientos operativos normalizados y los siga, tendrá más tiempo para trabajar en el crecimiento del negocio. Incluso si se trata de una empresa unipersonal, los PNT organizarán sus tareas diarias y facilitarán que alguien aprenda lo que debe hacer, si usted no está disponible.

Si quieres más ventas y más tiempo para centrarte en el crecimiento, sigue estos sencillos pasos:

• Cuando empieces el día, haz un seguimiento de cómo haces las cosas. ¿Hay una rutina en su día? Si es así, anota esas rutinas y cómo las realizas. Si tienes un equipo, pídeles que hagan lo mismo. La información que recopile ayudará a estructurar las tareas de todos. Se les contratará para que ayuden con los procedimientos normalizados de trabajo e identifiquen los problemas. Hazlo durante una semana. Más tiempo si la rutina diaria se ve alterada por lo inesperado.
• Anota las cosas que notas mientras realizas tu rutina. ¿Hay interrupciones y por qué? A veces, las interrupciones se deben a la falta de formación, lo que hace que alguien tenga que pararse a dar instrucciones. No te preocupes por poner las cosas en el mejor orden. Por ahora, la atención se centra en cómo usted y su equipo gestionan sus actividades diarias.
• Después de que usted y su equipo hayan seguido sus rutinas durante el tiempo elegido, pregúntense qué han aprendido. ¿Qué es lo que funciona? ¿Qué no lo es? ¿Dónde están los problemas? ¿Dónde se pierde el tiempo y por qué?
• El siguiente paso es organizar las rutinas que entran en el mismo proceso. Consideremos la atracción de clientes, las ventas y la retención. Todo lo relacionado con la forma de atraer a los clientes, su compra y el seguimiento pasa a formar parte de los procedimientos operativos estándar del equipo de ventas. Cada vez que se forma a una nueva persona en ventas, se revisan los PNT del equipo de ventas.
• Una vez que tenga el borrador de los SOP de ventas, busque lo que falta. En el ejemplo anterior, ¿cuál es el proceso para establecer relaciones con sus clientes y clientes potenciales? ¿Utiliza un software de gestión de relaciones con los clientes? Esa información se añade a los procedimientos normalizados de trabajo para las ventas.

Este es un proceso sencillo para obtener el contenido que necesita para sus Procedimientos Operativos Estándar mientras realiza su jornada laboral. Para obtener más información sobre nuestros programas de formación o para conectarse, vaya a www.dinetterivera.com y envíeme un correo electrónico o programe una llamada para obtener más información.